Tips & Aandachtspunten
Levering van uw produkten en diensten
Schriftelijke betalingsherinnering bij overschrijding betalingstermijn
Telefonische actie en laatste aanmaning
Opschorting verdere leveringen bij non-betaling
Wees duidelijk maar blijf altijd correct en zakelijk
Schakel Ten Dam Incassomeesters in
Ten Dam Incassomeesters:
Vriendelijk waar mogelijk, Strikt waar noodzakelijk!
Ken uw klant
Weet met wie u zaken doet (KvK-uittreksel) en informeer eens bij anderen in de markt naar hun ervaringen met uw klant (betalingsgedrag en gezonde bedrijfvoering).
Ten Dam Incassomeesters:
Vriendelijk waar mogelijk, Strikt waar noodzakelijk!
Dossiervorming
Maak van iedere klant een dossier en houd uw dossier ‘up-to-date’, zowel bij iedere overeenkomst en levering aan die klant als bij al uw daaropvolgende debiteurenbeheer acties.
Zorg bij alles voor schriftelijke vastlegging en schriftelijke bevestiging door de klant.
Want als alles goed en duidelijk schriftelijk is vastgelegd, kunnen er ook geen misverstanden zijn. En als u ooit onverhoopt naar de rechter moet geldt immers het adagium ‘Wie eist, bewijst!’ en een deugdelijk en compleet dossier is daarbij vaak doorslaggevend.
Ten Dam Incassomeesters:
Vriendelijk waar mogelijk, Strikt waar noodzakelijk!
Contracten en Voorwaarden
Werk altijd met duidelijke en juridische deugdelijke contracten en algemene voorwaarden (verkoop- en leveringsvoorwaarden en betalingscondities). Deponeer uw algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel.
Zorg dat u uw algemene voorwaarden tijdig (vóórafgaand aan de totstandkoming van de overeenkomst) onderdeel maakt van uw transacties met klanten en aantoonbaar aan uw klant verstrekt.
Ten Dam Incassomeesters:
Vriendelijk waar mogelijk, Strikt waar noodzakelijk!
Levering van uw produkten en diensten
Laat uw klant uw leveringen altijd schriftelijk bevestigen, bijvoorbeeld middels het tekenen van een afleverbon bij levering van produkten of middels een schriftelijke bevestiging (fax/e-mail) bij levering van diensten.
Ten Dam Incassomeesters:
Vriendelijk waar mogelijk, Strikt waar noodzakelijk!
Klachtenprocedure
Zorg voor een duidelijke klachtenprocedure (algemene voorwaarden) en verwijs de klant daar in voorkomende gevallen ook naar.
Ten Dam Incassomeesters:
Vriendelijk waar mogelijk, Strikt waar noodzakelijk!
Facturering
Factureer tijdig en vermeld altijd de uiterste betaaldatum/betalingstermijn duidelijk op uw facturen.
Indien u als abonnementhouder aangesloten bent bij Ten Dam Incassomeesters, bent u gerechtigd om op uw facturen - teneinde uw klant te bewegen juist uw facturen direct te betalen - gebruik te maken van ons meesterlijke digitale logo:
Ten Dam Incassomeesters:
Vriendelijk waar mogelijk, Strikt waar noodzakelijk!
Schriftelijke betalingsherinnering bij overschrijding betalingstermijn
Stuur direct/binnen een week na het verstrijken van de betalingstermijn een vriendelijke doch duidelijke betalingsherinnering/verzoek (Dringend verzoek tot betaling), verzoek uw klant daarbij dus tot ommegaande betaling en vraag de klant of er vragen/problemen zijn over/met uw levering.
Stuur deze herinnering (tevens) per telefax en bewaar het faxverzendbericht voor uw dossier.
Indien u als abonnementhouder aangesloten bent bij Ten Dam Incassomeesters, bent u gerechtigd om op uw betalingsherinneringen - onder het motto ‘Vreemde ogen dwingen!’ - gebruik te maken van ons meesterlijke digitale logo:
Ten Dam Incassomeesters:
Vriendelijk waar mogelijk, Strikt waar noodzakelijk!
Telefonische actie en laatste aanmaning
Blijft betaling en reactie van uw klant uit. Pak dan de telefoon en vraag uw klant om opheldering en maan tot betaling. Maak aantekeningen van het gesprek (wie, wanneer en wat) en bevestig direct schriftelijk dat gesprek en de daarin gemaakte afspraken aan uw klant, wederom (tevens) per telefax/e-mail en bewaar het faxverzendbericht voor uw dossier.
Stuur uw klant een laatste aanmaning.
Indien u als abonnementhouder aangesloten bent bij Ten Dam Incassomeesters, bent u gerechtigd om op uw laatste aanmaningen - onder het motto ‘Vreemde ogen dwingen!’ - daarbij gebruik te maken van ons meesterlijke digitale logo:
Ten Dam Incassomeesters:
Vriendelijk waar mogelijk, Strikt waar noodzakelijk!
Opschorting verdere leveringen bij non-betaling
Accepteer geen nieuwe opdrachten en schort lopende opdrachten op tot dat is betaald.
Zorg daarbij wel voor een deugdelijke juridische basis daarvoor (contracten en voorwaarden).
Ten Dam Incassomeesters:
Vriendelijk waar mogelijk, Strikt waar noodzakelijk!
Wees duidelijk maar blijf altijd correct en zakelijk
Wees duidelijk maar blijf altijd correct en zakelijk naar uw klant, ook als hij dat naar u toe niet mocht zijn of uw klant uw facturen ten onrechte niet betaalt.
Ten Dam Incassomeesters:
Vriendelijk waar mogelijk, Strikt waar noodzakelijk!
Schakel Ten Dam Incassomeesters in
Indien na bovengenoemde acties betaling achterwege blijft, aarzel dan niet en schakel Ten Dam Incassomeesters in!
De praktijk leert immers dat hoe langer u wacht, hoe ongeloofwaardiger u voor uw klant wordt én hoe meer moeite en geld het u kost om uw facturen betaald te krijgen.
Bovendien blijkt dat in veruit de meeste gevallen een debiteur betaalt wanneer hij wordt geconfronteerd met een minnelijke incasso door een professioneel incassobureau.
Ten Dam Incassomeesters:
Vriendelijk waar mogelijk, Strikt waar noodzakelijk!
Contact / Vragen
E-mail contact
+31 (0)70 399 50 21
Dutch Debt Collection
Ten Dam Incassomeesters
Dutch Debt Collection
English summary
Juridisch Advies & Rechtshulp
Ten Dam:
Juridisch partner voor het MKB
lees meer >